La création d’horaires est une tâche clé dans chaque entreprise, qu’importe l’industrie, le nombre d’employés et les règlements internes. Certes, chaque compagnie fait face des défis qui lui sont propres, mais le but est commun à tous, c’est-à-dire de toujours créer l’horaire exact qui permet d’accomplir les tâches nécessaires afin de maintenir votre niveau de service idéal, et tout cela dans les délais prescrits. En lisant cette phrase, vous vous êtes sûrement dit que c’était impossible de réussir à tout coup, et c’est là le cœur du problème : savez-vous ce qui vous empêche de créer un horaire sans erreurs chaque semaine?
Nous voulons vous aider à y voir plus clair dans le processus de création de vos horaires pour que vos désagréments quotidiens soient chose du passé! Nous vous invitons donc à répondre à cette liste de questions afin d’avoir une vision globale de la situation. Les difficultés que vous rencontrez pourraient être dues à trois facteurs : la structure de votre entreprise, sa communication interne et son système organisationnel.
Structure de l'entreprise
Créez-vous l’horaire pour un grand nombre d’employés (plus de 100)?
Êtes-vous confronté à une pénurie de main-d'œuvre ?
Les employés restent-ils dans l'entreprise pendant au moins un an ?
Les employés travaillent-ils régulièrement sur plusieurs sites ?
Les employés travaillent-ils régulièrement sur plusieurs contrats ?
Votre entreprise est-elle confrontée à un volume de demande imprévisible ?
Chaque employé travaille-t-il le même nombre d'heures par semaine ?
Votre entreprise est-elle syndiquée ?
Dans l'affirmative, la syndicalisation rend-elle difficile l'élaboration des horaires ?
Êtes-vous régulièrement confronté à ces situations ? Absences de dernière minute / Retards réguliers / Échanges de postes non officiels / Heures supplémentaires imprévues ?
Êtes-vous en mesure de gérer les calendriers sans dépasser le budget ?
Communication interne
Utilisez-vous un outil de communication de masse pour contacter les employés ?
Si ce n'est pas le cas, comment communiquez-vous avec vos employés ?
Ce moyen de communication vous permet-il de vous épanouir pleinement ?
Les employés vous communiquent-ils leurs disponibilités / vacances / retards / absences par ce moyen de communication ?
Les employés communiquent-ils leurs disponibilités, leurs vacances, leurs retards ou leurs absences à la dernière minute ?
Les employés ont-ils accès facilement à leur horaire?
Connaissez-vous les qualifications des employés (postes auxquels ils peuvent être affectés, sur quels sites, sur quels projets, ...) ?
Connaissez-vous les spécificités du contrat de chaque employé ? (temps plein, temps partiel, saisonnier, sur un site particulier, avec un client particulier, ...)
Toutes les informations relatives aux employés sont-elles documentées en un seul endroit ?
Système organisationnel
Utilisez-vous un outil de planification ? (Excel ou logiciel)
Si ce n'est pas le cas, comment procédez-vous ?
Votre processus de planification vous permet-il d'exploiter pleinement votre potentiel ?
Modifiez-vous chaque horaire au moins une fois ?
D'une manière générale, quelles sont les raisons de ces modifications ?
Vous précipitez-vous pour créer des horaires parce que vous avez d'autres tâches importantes à accomplir ?
Considérez-vous que dans le contexte actuel, il est encore plus complexe de gérer les horaires (mesures gouvernementales, fermetures, licenciements ou sureffectifs, absences, mesures d'hygiène...) ?
Après avoir évalué votre création d’horaires, vous avez peut-être soulevé des difficultés qui pourraient avoir des conséquences lourdes dans le futur : l’insatisfaction des employés, en raison d’un horaire imprévisible, et l’insatisfaction des clients, si le service ou la production prend du retard. Cela peut également engendrer des pertes de temps et donc des pertes financières, par exemple en appelant les employés un par un pour combler une seule absence. Enfin, plus l’horaire est modifié, plus des erreurs risquent de se glisser dans l’horaire, entraînant des problèmes de paie. Pour en savoir plus, consultez notre article sur l’impact des logiciels de gestion de main-d’œuvre sur les finances d’une entreprise.
Solutions
La première est d'écouter les employés. Comprenez leurs insatisfactions afin de réduire le turnover, les retards et les absences. Apprenez à les connaître afin de tirer un maximum de leurs qualifications. Vous êtes une équipe et des employés se sentant considérés au travail sont plus heureux et plus productifs.
La seconde est de communiquer avec d'autres gestionnairesafin de déterminer s’ils ont des problèmes similaires aux vôtres et surtout de trouver des solutions communes. L’entraide est la clé dans ce genre de situation.
La troisième est de vous munird'un outil polyvalent et adapté à vos besoins. Ce logiciel pourra créer un horaire à votre place, qui respecte les disponibilités des employés ainsi que votre règlement interne. Grâce à l’automatisation, ces logiciels recueillent les données afin de prévoir les pics d’activité dans l’entreprise et donc prévoir la main-d’œuvre nécessaire.
De plus, il pourra être votre outil de communication principal afin de contacter tous les employés d’un coup, que ce soit pour les informer de leur horaire ou bien pour combler le quart d’un employé absent. Le logiciel mettra à jour automatiquement l’horaire pour que vous ne perdiez pas de temps à le faire vous-même. Et toutes ces informations se retrouveront au même endroit, plus besoin de courir après les employés pour leur demander leurs disponibilités !
Nous espérons qu’après avoir répondu à ces questions, vous avez réussi à identifier les points forts et les points faibles de votre création d’horaires. N’hésitez pas à nous contacter pour trouver les solutions adaptées à vos besoins, il nous fera plaisir de vous partager notre expertise pour rendre votre création d’horaires plus efficace !