3 bénéfices que les entreprises de services peuvent obtenir grâce à une gestion d’horaire efficace

2020-07-02

Pour les entreprises de services, la gestion des ressources humaines, du point de vue opérationnel, est très particulière et ô combien importante. Puisque le service est rendu au moment même où il est fourni et que la ressource principale de l’entreprise est l’humain, cet aspect de l’entreprise occupe une place centrale. De ce fait, il est possible pour ces organisations d’obtenir des gains substantiels grâce à une gestion d’horaire efficace. Peu importe la situation dans laquelle se retrouve l’entreprise, la gestion d’horaire peut permettre de soutenir une croissance, de maintenir la qualité de service désirée ou de ralentir une décroissance pour assurer la pérennité de l’entreprise. Cette efficacité se traduit principalement par un gain de visibilité au niveau des ressources humaines à votre disposition, des coûts de main-d’œuvre et de la gestion de l’absentéisme.


1. Obtenir une bonne visibilité sur les ressources disponibles

Afin d’assurer la stabilité des revenus, la gestion des contrats à long terme est primordiale. Pouvoir s’assurer d’avoir des employés formés et disponibles pour respecter les ententes avec vos clients majeurs, à toutes les positions nécessaires, sur les multiples sites sur lesquels vous travaillez est central au maintien de ces relations. Un bon système de gestion des horaires devrait vous permettre de vous assurer que vous avez le personnel nécessaire pour exécuter ces contrats à long terme et vous indiquer vos besoins, que ce soit en matière de formation ou d’embauche.

Malheureusement, il n’est pas toujours possible de tout prévoir. De nouvelles requêtes de clients existants ou des changements dans votre équipe peuvent chambouler vos plans. Il est donc nécessaire de se munir d’un système qui vous offre une rapidité d’adaptation sans pareil. En pouvant comparer les disponibilités des employés, leurs compétences et les restrictions aux besoins des postes à pourvoir, vous pouvez facilement vous adapter et combler les quarts de travail nécessaires en un instant.

Bien sûr, s’il vous est possible d’obtenir un moyen de communication de masse, vous gagnerez un avantage considérable. Contacter tous les employés disponibles et compétents, en suivant les règles de convention collective ou règlements internes et sans même avoir à décrocher le téléphone, c’est définitivement un avantage opérationnel important en temps de crise.


2. Réduire les coûts d’opération

Que ce soit pour s’assurer de maintenir la marge de profit estimée pour un contrat, pour garder la tête au-dessus de l’eau en temps de pandémie, ou tout simplement pour atteindre un seuil d’efficacité idéal, la gestion des coûts est un incontournable.

La qualité de l’information est le premier pas pour arriver à contrôler ses coûts. L’utilisation d’un système et de procédures uniformes à travers toute l’organisation permet de garder un œil sur la façon dont votre budget est utilisé. Savoir comment les heures sont dépensées est un moyen fiable de pouvoir s’ajuster et d’avancer dans la bonne direction.

Évidemment, l’efficacité n’est pas seulement au niveau de la gestion des coûts directement, mais sur la facilité et rapidité d’exécution des processus quotidiens. La gestion de la paie, la répartition des employés et la validation des heures sont des tâches courantes qui consomment beaucoup de temps et qui ont un impact majeur sur les coûts. La standardisation de l’information et l’utilisation d’un système intégré, tant au niveau des employés que des superviseurs aide aussi à ce niveau et réduit considérablement la taille de l’équipe nécessaire pour exécuter des tâches répétitives. De cette façon, les gestionnaires peuvent se concentrer sur les situations de terrain qui requièrent une présence humaine.

Enfin, les heures supplémentaires sont une source de coûts additionnels qui peut facilement être évitée si vous avez les bons outils à votre disposition. En sachant qui est disponible et en ayant la capacité d’apporter des modifications rapidement à votre horaire, sans impacter la conformité de ce dernier, vous pourrez dire au revoir à ces dépenses non nécessaires.


3. Gérer l’absentéisme plus facilement

L’absentéisme, les retards et les départs sont des événements inévitables pour toutes les entreprises. Par contre, pour une entreprise de service, cet imprévu peut avoir un impact particulièrement grave sur la qualité du service et peut déclencher l’état d’urgence pour trouver un remplaçant.

Vous devez alors trouver une façon de vous adapter lorsque ces situations surviennent. Collecter l’absence rapidement, comprendre son impact et trouver une solution peut être complexe, mais avec un système intégré qui offre la possibilité aux employés et aux gestionnaires de communiquer entre eux, la tâche devient simple et rapide. Aucun employé ne veut avoir à attendre en ligne pour dire à son superviseur qu’il est malade, et aucun superviseur ne veut passer sa journée au téléphone à tenter de combler cette absence et entrer ces informations à tous les emplacements nécessaires dans votre système informatique. L’expérience de l’équipe est grandement améliorée lorsque vos outils stimulent l’engagement et la responsabilisation de tous, tout en assurant une entrée d’information claire et fiable.

Contactez-nous si vous désirez en savoir plus sur les bénéfices que nous pouvons apporter aux entreprises de service et voir les projets que nous avons bâtis avec des entreprises semblables à la vôtre.


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